OSPITI
E’ l’area principale, il cuore del programma Sherpa attorno al quale ruotano tutte le altre attività amministrative e gestionali.
La macro famiglia “Ospiti” permette di gestire l’Ospite dal momento del suo accoglimento fino alla dimissione partendo dai dati di base per la generazione delle fatture, rendiconti, Flussi Regionali (SoSia, Far, NSis, etc.) e Flussi Statali (730 precompilato, Fatture elettroniche, ecc.).
Attraverso le funzionalità offerte dalle valutazioni multidimensionali è poi possibile monitorare il grado di fragilità degli Ospiti per rilevare e quantificare i loro bisogni, definire obiettivi e interventi appropriati e personalizzati. Infine, si possono estrapolare statistiche per misurare i risultati ottenuti e comunicare in modo oggettivo con tutti gli operatori della rete.
L’applicativo “Cartella Sanitaria – Assistenziale” è poi lo strumento che rende visibile, osservabile e misurabile il processo di sostegno all’Ospite. Permette di evidenziare i problemi della persona e i motivi che li determinano, consente di documentare l’attività svolta a favore dell’Ospite, il perché e il percorso decisionale utilizzato per giungere alle conclusioni, consente di uniformare il comportamento fra i diversi operatori, garantisce continuità assistenziale e facilita la standardizzazione dei passaggi. Le attività definite nei PAI (Piano Assistenziale Individuale) vengono proiettate sullo scadenziario dei lavori e forniscono interessanti basi per la pianificazione dei servizi. Oltre a tutti i report, Sherpa fornisce un controllo incrociato a consuntivo fra le attività pianificate nei PAI e la loro effettiva realizzazione fornendo le percentuali di raggiungimento degli obiettivi.
Le schede di osservazione, attuazione e somministrazione, sono il punto di riferimento di tutti gli operatori in modo tale da avere una unicità di comportamento nei confronti degli Ospiti.
In ultima analisi è il filmato della vita trascorsa dall’Ospite presso la struttura ed è gestibile e visibile dagli operatori in piena conformità con la Privacy.
Probabilmente unica nel settore è la funzionalità denominata “Kit sviluppo e personalizzazione Cartella” che permette la personalizzazione di una cartella di per sé molto elastica. Personalizzazione pressoché totale perché lo strumento diventi sempre più a misura di Ospite, non calato dall’alto come spesso avviene. SherpaWeb è sempre stato molto attento a tale riguardo e con questa funzione ha raggiunto il massimo a livello di flessibilità.
In conclusione, non può mancare il modulo “Terapie” che consente la gestione completa delle terapie da somministrare agli Ospiti partendo dall’attività di prescrizione e pianificazione, proseguendo con la somministrazione vera e propria e finendo con la tracciabilità completa e totale di tutte le operazioni eseguite (data, ora, somministratore, farmaco, principio attivo, gruppo terapeutico, quantità, lotto, scadenza, ecc.).
SUPPORTO GESTIONALE
DELLE STRUTTURE
Ogni struttura è articolata in molteplici aree funzionali che dialogano fra loro per supportare le atività trasversali gestionali e amministrative.
Viene gestita dal sistema tutta la parte amministrativa di ogni singolo Ospite sotto l’aspetto contabile, finanziario e economico, comprese le risorse finanziarie private (denaro dell’Ospite).
La suite Sherpa si occupa del controllo e gestione delle Materie prime di tutti i magazzini, degli Armadi farmaceutici, degli ordini interni per lo spostamento di prodotti da un reparto all’altro, della gestione dei fornitori cioè ordini, tempi di consegna, rotture di stock e approvvigionamenti automatici.
AMMINISTRAZIONE
Il programma offre alla struttura le risposte di business intelligence utili a prendere le decisioni manageriali, oltre ad assolvere gli obblighi contabili, fiscali e amministrativi previsti per legge.
Grazie al supporto informatico di Sherpa, ogni singola struttura è in grado di gestire, controllare e valutare la propria situazione economico finanziaria a livello macro, per singolo capitolo di introito e spesa, a consuntivo e in via preventiva (budget).
Contabilità economica e finanziaria, budget annuale e mensile, Centri di Costo, IVA, la tesoreria per i mandati e le reversali, collegamento con gli ordini a fornitori e indicatori di budget a confronto.
Riclassificazione di bilancio, fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva, gestione completa dei beni Mobili ed Immobili.
Le Istituzioni Pubbliche di Assistenza e Beneficenza, le Fondazioni, le ONLUS e le strutture private trovano specifiche risposte a tutte le loro esigenze contabili e finanziarie.
GESTIONE DEL PERSONALE
Le HR Human Resources sono fondamentali per la gestione di tutte le organizzazioni.
Particolare cura dei nostri applicativi viene data alla gestione della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, secondo quanto previsto dal D.lgs 81/2008.
Sherpa aiuta il datore di lavoro, il responsabile del SPP, i consulenti e gli addetti alla sicurezza ad analizzare la situazione e suggerire eventuali interventi.
Il modulo “Gestione Stipendi” è l’applicativo progettato per soddisfare gli obblighi complessivi del Personale: stipendi, organizzazione dei turni, presenze/assenze dei dipendenti, ferie e permessi.
Molte le interfacce tecnologiche a disposizione atte a motivare spostamenti, interventi, pause, tutto in modo automatico.
L’upgrade organizzativo di Sherpa viene convogliato nel modulo riferito all’organizzazione interna: gerarchie e ruoli, incarichi, compiti e responsabilità vanno a definire l’organigramma e il funzionigramma adeguato alle esigenze della struttura e ne segue le evoluzioni.
Questo modulo consente di definire a priori l’accessibilità ai dati più o meno inibita a seconda della responsabilità assegnata al singolo ruolo.
SICUREZZA E TUTELA DEI DATI
L’entrata in vigore del GDPR obbliga le organizzazioni ad assumere un nuovo modo di pensare, di organizzarsi e adottare nuove strategie per la tutela dei dati personali.
Le direttive emanate dalla Agenzia per l’Italia Digitale AgID impongono a tutte le istituzioni pubbliche già dal 2019 di:
- adottare i servizi in cloud per ogni nuovo programma informatico da inserire ex-novo
- adeguare i sistemi obsoleti in uso all’utilizzo del cloud.
Sherpa nasce in cloud e rispetta le normative previste dal GDPR e dall’Agenzia per l’Italia Digitale AgID
La tutela e sicurezza delle informazioni supportate dalle tecnologie digitali sono sempre più importanti e sempre più a rischio. Particolare attenzione deve essere posta nel settore Assistenza agli Anziani e ai Disabili, le Case di Riposo, RSA, Cooperative sociali, Centri Diurni e tutti gli altri servizi alla Persona.
I moduli di Sherpa sono tutti dotati dei massimi sistemi di tutela e sicurezza e rispettano in toto le regole e gli obblighi relativi a questa materia. Seppur oggi non obbligatoria, Sherpa prevede la facoltà di attivare il riconoscimento degli Utenti con l’autenticazione a due fattori.
Esakon è supportata dal consulente DPO, il soggetto terzo in veste di esperto in sicurezza con cui periodicamente Esakon:
- valuta a fondo i rischi attraverso stress test molto impegnativi
- adotta le misure atte a mitigare e possibilmente eliminare ogni possibile debolezza del sistema di tutela
- realizza costantemente il checkup delle garanzie in termini di sicurezza dei programmi informatici in uso, sottoponendo periodicamente a simulazioni tutti i programmi Sherpa!
Sherpa mette in condizione le strutture di poter a loro volta rispettare tutte le norme in materia.
Completa l’ambito relativo alla sicurezza il tema della Digitalizzazione Documentale grazie al Protocollo Informatico e alla Dematerializzazione Documenti.
Questi moduli consentono con facilità la gestione dei documenti collegati alla possibilità di avere archiviato e di gestire il patrimonio documentale di ogni struttura che opera nel sociale in modo duraturo, sicuro e protetto.
